ЭДО — суть и преимущества системы

ЭДО — суть и преимущества системы
ЭДО — основы и плюсы системы


В этой статье мы постараемся простым и понятным языком раскрыть основную суть работы с электронными документами. А также перечислить плюсы системы ЭДО для современных компаний.

Начнем с азов.

Электронный документооборот означает выполнение различных действий с электронными документами. Он осуществляется с помощью программного обеспечения. Электронные документы обычно создаются, редактируются, пересылаются на подпись и т.п.

В ЭДО есть внутренние и внешние документы.

Внутренние документы создаются и предназначены для использования внутри компании. А внешние документы необходимы для общения с контрагентами, государственными органами, партнерами и другими структурами.

Еще одним важным элементом ЭДО является электронная цифровая подпись. ЭЦП — это набор символов, удостоверяющих подлинность документа. ЭЦП юридически полностью соответствует обычной подписи и печати в бумажных документах.

Познакомившись с основными элементами системы ЭДО, вы можете спросить — а чем же все-таки она так примечательна, чтобы менять бумажный документооборот на электронный?

Преимущества ЭДО

Экономия времени.

Простой подсчет показывает, что на создание, согласование, подпись, распечатку, пересылку документа контрагенту уходят недели. Электронному документу не нужна распечатка и отправка по почте — все происходит за минуты. Поэтому экономия времени до 30%.

Экономия средств

На бумажный документ тратится средств компании почти в 5 раз больше, чем на электронный. Это затраты на печать, пересылку, хранение документов.При электронном документообороте все происходит внутри системы, что значительно сокращает расходы.

Рост качества обслуживания клиентов

Благодаря электронному документообороту повышается скорость и соответственно качество обслуживания клиентов. При ЭДО не теряются документы и в них практически нет ошибок, и неточностей. Увеличивается лояльность клиентов и партнеров, что очень важно, если ваша компания не монополист на рынке.

Безопасность хранения данных

При электронном документообороте, как правило, документы передаются по специальным каналам связи, а также надежно защищены от подделок. И все необходимые действия — редактирование или, к примеру, подписание документа, фиксируются в системе.Также в работе с документами строго учитываются требования законодательства РК.

Для тех компаний, которые еще планируют переходить на электронный обмен документами, хотелось бы сказать, что наш сервис электронного документооборота Online contract, позволяет решать большинство задач по работе с электронными документами быстро и эффективно.