Как быстро перейти на электронный документооборот: последовательность и полезные лайфхаки
Начинать новое дело всегда непросто. Поэтому, если хотите облегчить задачу перехода с бумажного документооборота на электронный, необходимо четко знать последовательность действий.
В статье мы разберем, как оптимально быстро и эффективно начать пользоваться электронными документами.
В ЭДО И БЫСТРО
Этапы перехода
1-й этапПрежде всего вам необходимо разработать и принять внутренние нормативные документы, которые будут регулировать процессработы с электронными документами. Это важный этап, так как, благодаря ему, вы сможете:
- определить и урегулировать вопросы работы с электронными документами внутри компании;
- установить порядок получения и использования электронной цифровой подписи;
- назначить сотрудников, имеющих право подписывать электронные документы и совершать электронные сделки.
Принятие внутренних документов позволит вам сократить до минимума риск несанкционированного использования ЭЦП.
2-й этапПосле этапа работы с внутренними документами вам следует приобрести ЭЦП для сотрудников.
На сегодняшний день получить электронную подпись можно, обратившись в ЦОН (центр обслуживания населения) или в Национальный удостоверяющий центр РК. Вы также можете обратиться на сайт электронного правительства Казахстана для получения ЭЦП.
Каждый из этих вариантов простой и доступный, поэтому выбрать можно любой.
3-й этапСледующим этапом станет выбор и внедрение системы ЭДО. Мы, сервис электронного документооборота ONLINE CONTRACT, предлагаем работу на онлайн платформе сфункциями создания, согласования и обмена электронными документами для юридических лиц, ИП, и контрагентов.
С ONLINE CONTRACT для начала работы вам потребуется сделать всего 3 шага:
- зарегистрироваться в системе;
- настроить профиль предприятия и первого руководителя;
- создавать и пересылать документы.
Выполнив последовательно все этапы перехода на электронный документооборот, вы сможете пользоваться преимуществами электронных документов и быстро начать работу с договорами, счетами на оплату, платежными поручениями, накладными, актами выполненных работ, актам сверки и другими электронными документами.