Бұл мақалада біз қарапайым және түсінікті тілде электрондық құжаттармен жұмыс істеудің негізгі мәнін ашуға тырысамыз. Сондай-ақ, қазіргі заманғы компаниялар үшін ЭҚА жүйесінің артықшылықтарын тізімдейміз.
ЭҚА
Негіздерден бастайық
Электрондық құжат айналымы дегеніміз-электрондық құжаттармен әр түрлі әрекеттерді орындау. Ол бағдарламалық жасақтама арқылы жүзеге асырылады. Электрондық құжаттар әдетте жасалады, өңделеді, қол қоюға жіберіледі және т. б.
ЭҚА-да ішкі және сыртқы құжаттар бар.
Ішкі құжаттар жасалады және компания ішінде пайдалануға арналған. Ал сыртқы құжаттар контрагенттермен, мемлекеттік органдармен, серіктестермен және басқа құрылымдармен байланысу үшін қажет.
ЭҚА-ның тағы бір маңызды элементі-электрондық сандық қолтаңба. ЭСҚ-бұл құжаттың түпнұсқалығын куәландыратын таңбалар жиынтығы. ЭСҚ заңды түрде қағаз құжаттардағы әдеттегі қолтаңба мен мөрге толық сәйкес келеді.
ЭҚА жүйесінің негізгі элементтерімен танысқаннан кейін, сізде сұрақ туындауы мүмкін: қағаз құжат айналымын электрондық форматқа ауыстыруға тұрарлықтай, бұл жүйенің қандай ерекшелігі бар?
ЭҚА артықшылықтары
Уақытты үнемдеу.Қарапайым санақ бойынша құжатты жасау, келісу, қол қою, басып шығару, контрагентке жіберу үшін бірнеше апта қажет екенін көрсетеді. Электрондық құжатқа басып шығару және пошта арқылы жіберу қажет емес – бәрі бірнеше минут ішінде болады. Сондықтан уақытты 30%-ға дейін үнемдей аласыз.
Шығындарды үнемдеуҚағаз құжатқа компанияның қаражаты электронды құжатқа қарағанда 5 есе көп жұмсалады. Бұл құжаттарды басып шығару, жіберу, сақтау шығындары. Электрондық құжат айналымы кезінде бәрі жүйенің ішінде жүреді, бұл шығындарды айтарлықтай азайтады.
Клиенттерге қызмет көрсету сапасының өсуіЭлектрондық құжат айналымының арқасында клиенттерге қызмет көрсету жылдамдығы және сәйкесінше сапасы артады. ЭҚА кезінде құжаттар жоғалмайды және оларда қателер мен дәлсіздіктер жоқ. Сіздің компанияңыз нарықта монополист болмаса, клиенттер мен серіктестердің адалдығы артады, ал бұл өте маңызды.
Деректерді сақтау қауіпсіздігіЭлектрондық құжат айналымы кезінде, әдетте, құжаттар арнайы байланыс арналары арқылы беріледі, сондай-ақ жалған құжаттардан сенімді қорғалған. Барлық қажетті әрекеттер-редакциялау немесе, мысалы, құжатқа қол қою жүйеде тіркеледі. Сондай-ақ құжаттармен жұмыс істеуде ҚР заңнамасының талаптары қатаң ескеріледі.
Электрондық құжат алмасуға көшуді жоспарлап отырған компаниялар үшін біздің ONLINE CONTRACT электрондық құжат айналымы қызметі электрондық құжаттармен жұмыс істеудің көптеген мәселелерін тез және тиімді шешуге мүмкіндік береді деп айта аламыз.
Немесе бірден тегін қолданып көріп, электрондық құжат айналымының артықшылықтарын пайдаланыңыз