Как быстро перейти на электронный документооборот: последовательность и полезные лайфхаки

ЭДО
Начинать новое дело часто бывает непросто. Поэтому, если хотите облегчить задачу перехода с бумажного документооборота на электронный, необходимо четко знать последовательность действий.

В статье мы разберем, как оптимально быстро и эффективно начать пользоваться электронными документами.

Этапы перехода

1-й этап

Прежде всего вам необходимо разработать и принять внутренние нормативные документы, которые будут регулировать процесс работы с электронными документами. Это важный этап, так как, благодаря ему, вы сможете:
  • определить и урегулировать вопросы работы с электронными документами внутри компании;
  • установить порядок получения и использования электронной цифровой подписи;
  • назначить сотрудников, имеющих право подписывать электронные документы и совершать электронные сделки;


Принятие внутренних документов позволит вам сократить до минимума риск несанкционированного использования ЭЦП.

2-й этап

После этапа работы с внутренними документами вам следует приобрести ЭЦП для сотрудников.

На сегодняшний день получить электронную подпись можно, обратившись в ЦОН (центр обслуживания населения) или в Национальный удостоверяющий центр РК. Вы также можете обратиться на сайт электронного правительства Казахстана для получения ЭЦП.

Каждый из этих вариантов простой и доступный, поэтому выбрать можно любой.

3-й этап

Следующим этапом станет выбор и внедрение системы ЭДО.

Мы, сервис электронного документооборота ONLINE CONTRACT, предлагаем работу на онлайн платформе с функциями создания, согласования и обмена электронными документами для юридических лиц, ИП, и контрагентов.

С ONLINE CONTRACT для начала работы вам потребуется сделать всего 3 шага:

  • зарегистрироваться в системе;
  • настроить профиль предприятия и первого руководителя;
  • создавать и пересылать документы.
Выполнив последовательно все этапы перехода на электронный документооборот, вы сможете пользоваться преимуществами электронных документов и быстро начать работу с договорами, счетами на оплату, платежными поручениями, накладными, актами выполненных работ, актам сверки и другими электронными документами.