FAQ

Электронный документооборот имеет ряд существенных плюсов в сравнении с бумажными носителями. Остановимся на основных из них.

Скорость

На создание, корректировку и подпись документов уходят минуты, а не часы. Доставляются документы в считанные секунды. То есть, сидя в офисе, Вы можете создать, подписать и передать документ. И Вам не придется ждать курьера с ответом, Вы получите его также за секунды.

Экономия

Вы экономите время, средства и силы. Не нужно покупать бумагу и тонер для принтера. А также тратиться на пересылку. Нет необходимости оборудовать специальные помещения под архивы и склады.

Точность

Большая часть процессов в электронном документообороте происходит автоматически, и это исключает ошибки в документах. Плюс на онлайн-платформах используют справочники, что тоже помогает избежать неточности и ошибки.

Доступность

Электронные документы доступны 24/7 и часто 365 дней в году. А вот бумажные документы доступны, как правило, только в рабочее время.

Электронная цифровая подпись или ЭЦП – это такая же подпись, только в цифровом варианте. Другими словами, это электронные цифровые символы, которыми может пользоваться только один человек. ЭЦП выдается на определенное время – от одного до трех лет. Ее всегда можно подтвердить и продлить. Делают это на сайте Национального удостоверяющего центра РК.

На сегодняшний день процесс получения электронной подписи стал простым и доступным. Вы можете обратиться по этому вопросу в любой Центр обслуживания населения (ЦОН). Или воспользоваться услугами Национального удостоверяющего центра РК.

Для этого Вы оставляете онлайн-заявку на сайте центра.

Еще один вариант получения ЭЦП – выпуск облачного ЭЦП на нашем сайте.

Согласно Гражданскому Кодексу Республики Казахстан, статье 152, пункту 3 сделки могут совершаться путём обмена электронными документами или электронными сообщениями.

Практика подтверждения сделок в электронном формате используется в том числе и в Судах РК.

Выгрузите свой документ в PDF формате и предоставьте его в Суд.

Для работы с платформой Вам потребуется один из браузеров: Internet Explorer, Google Chrome, Opera, Mozilla Firefox.

Мы рекомендуем использовать Google Chrome.

На компьютере должна быть установлена последняя версия NCALayer для подписания документов с помощью ЭЦП. Для создания электронных документов Вам потребуется ЭЦП.

Согласно закона РК «Об электронном документообороте и электронной цифровой подписи», электронные документы хранятся в государственных и негосударственных информационных системах.

Вместе с ними хранятся ЭЦП, базы данных и программы, обеспечивающие процессы проверки ЭЦП электронных документов.

• Обмен данными между клиентом и платформой происходит по протоколу HTTPS с применением алгоритма шифрования RSA.
• Указанные вами данные в документах будут сформированы в электронный документ согласно стандарту XML Signature.
• Согласно пункту 11 Оферты мы гарантируем Вашу конфиденциальность и конфиденциальность Ваших данных.
• Мы гарантируем сохранность Ваших электронных документов на наших серверах в течение 1 года с возможностью продления срока хранения (электронный архив).

Контрагентам не нужно регистрироваться в системе.

Они могут просматривать документ, оставлять комментарии, скачивать его и подписывать с помощью ЭЦП.

Согласно закона РК «Об электронном документообороте и электронной цифровой подписи», все документы, которые подписаны электронной цифровой подписью, обладают точно такой же юридической силой, что и обычные бумажные документы.

В случае возникновения спорных ситуаций с Вашими контрагентами электронный документ принимается Судом РК также как и документ на бумажном носителе.

Для работы в системе необходимо:

1. Зарегистрироваться через соц. сети, ЭЦП, или e-mail и пароль. Вы выбираете то, что Вам удобнее сделать и регистрируетесь.

2. После регистрации и получения доступа, настроить профиль Вашего предприятия и первого руководителя, и подтвердить настройки с помощью ЭЦП.

3. Начать работу и обмениваться документами.

После регистрации и настройки профиля Вам доступен Бесплатный тарифный пакет.

В него входят 1 договор, 4 подписания документов и 12 платежей. Вы можете бесплатно воспользоваться договором, подписать документы, произвести платежи.

• Простой и удобный интерфейс, а также минимум требований для работы.
• Документы по готовым шаблонам и автоматическая привязка документов к договорам.
• Использование 10 утвержденных законом документов.
• Создание своих собственных документов и их систематизация в системе.
• Индивидуальные шаблоны документов.
• Плюс работать в системе всегда выгодно, безопасно и удобно.

QR- код – это еще одна возможность доступа к документу. Поэтому перед тем, как загрузить договор или другой документ на подпись, необходимому документу добавляется QR-код.

Благодаря QR-коду, Вы и Ваши контрагенты всегда имеете доступ к документу, плюс владеете информацией о подписях документа.